До няколко месеца доклад за проекта ще получи вицепремиерът Томислав Дончев

Необходими са поне 5 години за реализация

Командировките може да се обработват онлайн

Чиновниците ще може да подават заявление за излизане в отпуск или за командировка по мобилния си телефон или от компютъра.

Това ще стане факт, ако бъде реализиран проект за навлизане на IT технологиите в управлението на човешките ресурси във ведомствата, който се разработва от Световната банка, съобщи „Труд”.

По този начин вече работят в Световната пакта, като от мобилния си телефон служител на институцията може да поиска отпуск от 4 часа и бързо да получи одобрение от мениджъра си, който е в чужбина. А всички процеси по обработката на документите се правят в централизирано звено.

В Световната банка молбата за отпуск може да се изпрати и по мобилен телефон.

Проучване на Световната банка е показало, че в България има ведомства, в които за да излезе човек в отпуск трябва да получи 12 подписа върху хартиеното заявление. А това е голямо разхищение на време и човешки труд. В същото време вече е разработен български софтуер, който позволява управлението на персонала в администрацията да става без хартия, а само електронно. До няколко месеца се очаква вицепремиерът Томислав Дончев да получи доклад от Световната банка с възможните сценарии за реформа в държавната администрация. След това Съветът по административни реформи ще трябва да реши дали да бъдат предприети действия за реализация на идеите. Като има няколко варианта. Най-ефективният е да има една агенция или звено, което да обработва електроните заявленията за отпуск и командировки за всички държавни администрации. Възможно е обаче такова звено да има и към всяко министерство.

Идеята е електронно да може да се провеждат и всички конкурси за държавни служители. Тази система на работа също вече реално се прилага в Световната банка. Например, ако отдел от банката има нужда от нов служител, той подава информация към звеното за човешки ресурси, което се намира в Индия. Кандидатите подават онлайн документите си. А служители от звеното в Индия преглеждат кандидатите и подготвят доклад за броя и биографиите им, а след това мениждърът може да се срещне с най-подходящите.

Една от целите в проекта на Световната банка е всички администрации в страната да работят по един и същи начин и да използват един софтуер за управление на човешките ресурси, а не всяко ведомство да си купува програмни продукти.

Ако Съветът по административни реформи реши проектът да бъде реализиран, ще бъдат необходими поне 5 години за въвеждането на електронната обработка на документите.

HR отделът ще подготвя лидери

Има възможност за електронни фактури

=Ако бъде въведено електронно управление на всички документи, свързани с назначаването и отпуските на чиновниците, хората от HR отделите (human resources) на министерствата ще имат повече време за други дейности, вместо да разнасят хартиени документи по етажите. Например могат да следят работата на служителите, и ако видят в някой човек мениджърски умения ще може да ги доразвиват, така че той да се изкачва в администрацията. Именно развитието на служителите е една от задачите на HR отделите в частните компании.

Служителите в счетоводните отдели на ведомствата също ще имат по-малко работа, тъй като и фактурите за командировки например, ще може да се обработват електронно. В Световната банка документите за направени разходи се сканират и изпращат онлайн. След това софтуерът ги преглежда за грешки и чак накрая минават през човек за одобрение.

Прилагат принципа “Слeдвaй cлънцeтo”

Световната банка отваря офис за 200 специалисти

Много от електронните документи за отпуск и командировки на служителите на офиса на Световната банка в София се обработват в Индия.

Световната банка ще открие свой център за споделени услуги в София. В него ще бъдат назначени около 200 души. Те ще отговарят за IT поддръжката, човешките ресурси и счетоводството на всички структури на Световната банка по света. Решението за това е взето броени часове преди да бъде обявено от премиера Бойко Борисов във вторник. До последния възможен момент България се е конкурирала с две близки страни – Сърбия и Хърватска. Но накрая България е избрана заради добрите IT специалисти, опитът, който те имат в аутсорсинг индустрията, както и дoбpe paзвивaщaтa ce oбщa бизнec cpeдa. Решението в коя от трите държави банката да открие новия си офис е взето след близо една година обсъждане.

Първите служители в новия офис на Световната банка в София се планира да бъдат назначени до юни. А до година и половина служителите в офиса ще достигнат 200.

При избора на регион за новия офис от Световната банка са приложили принципа „Слeдвaй cлънцeтo”, научи „Труд”. Първият офис за изнесени услуги на Световната банка е открит в индийския град Ченай, като в него работят над 1000 души. Идеята е към края на работното време в Индия да започва работата на офиса в София. А към края на работното време на новия център у нас да започва дейността на офиса на Световната банка във Вашингтон. По този начин ще бъде постигнато 24-часова поддръжка на IT системите и бизнес процесите на финансовата институция. Именно затова е решено офисът на банката да е в Източна Европа.

Челен опит

Системата се прилага в Канада и Естония

В Естония администрацията предоставя повечето услуги за гражданите електронно.

Системата за използване на електронни документи при управление на служителите в администрацията вече се прилага в Канада. В Европа Естония е много добър пример на бързо развитие на електронното правителство и премахване на хартията в администрацията.

В България системата за електронни документи може да се приложи успешно заради добрите IT специалисти, смятат експерти от Световната банка. Български софтуерни компании разработват подобни програми, които се използват от клиентите им в чужбина. Добре би било резултатите от труда им да се използват и в България.

Тенденции

Изкуствен интелект дава съвети

Изкуствен интелект, или т.н. ботове, може да дават информация и съвети на служителите в администрацията, ако бъде въведена системата за електронна обработка на документите за командировка. Тази система вече се използва от Световната банка и може да бъде внедрена и в държавната администрация. Например, ако служител на финансовата институция пусне командировъчно за екзотична държава като Танзания например, веднага получава автоматично съобщение, че трябва да си направи определени ваксини, които са задължителни за пътуване до тази дестинация. Ако пък ще пътува в Европа автоматично получава информация, ако някое метро или летище за затворени заради стачка или атентат например.

Ботове, които четат и анализират информация, се разработват и от български IT специалисти. Именно добрите кадри е основната причина Световната банка да избере София за своя нов офис, тъй като там ще се разработват и развиват подобни приложения.